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Gestión Documental
En el contexto actual en que se desenvuelven
las diferentes instituciones y organizaciones exige la aplicación
de determinados sistemas, métodos, procedimientos y otros
instrumentos que respondan a esas expectativas en el área
de la gestión de información y documentación.
La Gestión Documental ha surgido como
respuesta a la gran proliferación de documentos en las redes,
a las necesidades de acceso a ellos y a los entornos de trabajo
colaborativos. Asimismo su auge tiene relación con el abaratamiento
de dispositivos de almacenamiento y scanners.
Desde MS-DOS (prompt) y las primeras
versiones de MS-Windows (File Manager), se organiza
la información electrónica en repositorios
de carpetas virtuales.
Hoy día Windows Explorer. |
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El primer paso:
"Organización
de archivos electrónicos"
Desde la aparición de MS-Windows®
en los ochentas, se adoptó la estructura por carpetas lógicas en la
interface de usuario, esta tendencia prevalece al día
de hoy con interfaces gráficas mejoradas pero aun bajo el principio de carpetas.
Los sistemas de Gestión Documental proveen una estructura
navegable pero con la ventaja de su capacidad de indexar en una
Base da Datos la información asociada y facilitando
herramientas de distibución.
Las redes, los dispositivos de almacenamiento
y el auge de Internet, han ido dejando al papel en segundo plano. Sin embargo, el acceso a la tecnología, no necesariamente
dispone del uso de bases de datos que permitan indexar la información.
Los documentos pueden estar almacenados electrónicamente, pero sin 'Gestión Documental', necesitaría de suficiente
tiempo disponible para encontrar el documento que necesita incluso en su propia red de datos. |
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Gestión Documental
como solución de negocio 
La reducción en el coste de insumos,
el aumento de la productividad, la disponibilidad de la información
y mejoras en los tiempos de respuesta. Resumen el ¿porqué?
adoptar la Gestión Documental en su negocio.
Cualquiera que sea la actividad de toda organización,
la información es confiada a carpetas que contienen ficheros
electrónicos, estén o no interconectadas por medio
de una red de datos; esto combinado con el archivador de documentos
de papel, resumen la forma en que las empresas están habituadas
a operar. Este tipo de operación presenta contratiempos muy
comunes para todos como:
- Pérdida de tiempo en archiveros
y carpetas.
- Aumento de costos por constante duplicación,
copias.
- Susceptibilidad a traspapeleo, deterioro
o pérdida del documento.
- No disponibilidad del documento en caso
de estar siendo ocupado.
- No permite multi-clasificar (se ordenan
por período, orden alfabético o tipo).
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